Loading...
HomeMy WebLinkAbout11/28/2011 - City Council - Minutes - RegularUNAPPROVED MINUTES CITY COUNCIL WORK SESSION November 28, 2011 A work session of the Council of the City of Salem, Virginia, was held in the City Manager’s Conference Room, City Hall, 114 North Broad Street, Salem, Virginia, on November 28, 2011, at 6:30 p.m., there being present all the members of said Council, to wit: Byron Randolph Foley, John C. Givens, Jane W. Johnson, William D. Jones, and Lisa D. Garst; with Byron Randolph Foley, Mayor, presiding; together with Kevin S. Boggess, City Manager; James E. Taliaferro, II, Assistant City Manager and Clerk of Council; Frank P. Turk, Director of Finance; and Krystal M. Coleman, Deputy City Clerk; and the following business was transacted: Mayor Foley reported that this date, place, and time had been set in order for the Council to hold a work session; and WHEREAS, a discussion was held regarding the TAP lease; and WHEREAS, a discussion was held regarding the VLCF Grant; and WHEREAS, a discussion was held regarding items on the agenda; and WHEREAS, there were no other topics for discussion. There being no further business to come before the Council, the work session was adjourned at 7:15 p.m. Mayor Clerk of Council UNAPPROVED MINUTES  COUNCIL MEETING  November 28, 2011     A regular meeting of the Council of the City of Salem, Virginia, was held in  Council Chambers, City Hall, 114 North Broad Street, on November 28, 2011, at  7:30 p.m., there being present all the members  of said Council, to wit:  Byron  Randolph Foley, John C. Givens, Jane W. Johnson, William D. Jones, and Lisa D.  Garst; with Byron Randolph Foley, Mayor, presiding; together with Kevin S.  Boggess, City Manager; James E. Taliaferro, II, Assistant City Manager and Clerk  of Council; Frank P. Turk, Director of Finance; Melinda J. Payne, Director of  Planning and Economic Development; Charles E. Van Allman, Jr., City Engineer;  Mike Stevens, Communications Director; and Stephen M. Yost, City Attorney,  and the following business was transacted:       It was noted that Salem High School students in Mr. Turk’s and Mrs.  LaRocco’s classes were present at the meeting.    The November 14, 2011, work session and regular meeting minutes were  approved as written.      ITEM 1 PUBLIC HEARING  HELD REGARDING  EXPIRING TERM OF  DAVID PRESETON  ON THE SALEM  SCHOOL BOARD  Mayor Foley reported that this date and time had been set to hold a  public hearing and receive views of citizens and candidates regarding the  appointment to fill the expiring term of David Preston; notice of such hearing  was published in the November 17, 2011, issue of The Roanoke Times, a  newspaper having general circulation in the City of Salem; and    WHEREAS, David Preston, 1511 Ashley Drive, appeared before the  Council to seek reappointment to the Salem School Board; he stated that it is a  challenge to find time to serve in the position but feels that with children’s  education at stake, it is well worth the effort; he stated that he also has a vested  interest since his son attends Andrew Lewis Middle School; he further stated  that the cost to educate a child in the City of Salem is eight percent less than the  state average, which is a fact he is proud of; he stated that the School Board  continues to work through the recession with budget planning and  encouragement; he stated that even though there have been challenges with the  budget, the children in each classroom continue to be the priority and have  received a top‐notch education; he stated that the Board believes in a less is  more philosophy; he further discussed his responsibilities on the Board and his  qualifications for reappointment to the Board; he thanked Council members for  their consideration and for the opportunity to serve on the Board; and    2 WHEREAS, Mark Johnson, 1105 Debra Lane, appeared before the Council  and stated that he would like to be considered for a position on the School Board  in the future; he stated that he supports Mr. Preston and has a great  appreciation for the School Board’s leadership as well as City Council’s  leadership; he commended the school system’s staff and stated that he feels he  would lend valuable experience to the School Board; and    WHEREAS, it was noted only Mr. Preston’s letter requesting to be  reappointed was received; no other applications were received; and    WHEREAS, no other person(s) appeared related to the School Board  appointment;    THEREUPON, said public hearing was closed.      Mayor Foley requested that Council receive report and consider an  ordinance on first reading to amend, revise, and reordain Chapter 82, Article IV,  Section 82‐102, of the Code of the City of Salem, Virginia, increasing the tax on  prepared foods and beverages and dedicating the increase to school capital  projects; and   ITEM 2  ORDINANCE  PASSED TO AMEND,  REVISE, AND  REORDAIN  CHAPTER 82,  ARTICLE IV, SECTION  82‐102, OF THE  CODE OF THE CITY  OF SALEM,  INCREASING THE  TAX ON PREPARED  FOODS AND  BEVERAGES AND  DEDICATING THE  INCREASE TO  SCHOOL CAPITAL  PROJECTS    WHEREAS, Vice Mayor Givens, Chair of Council’s Audit‐Finance  Committee, reported that there have been numerous discussions regarding the  replacement of South Salem Elementary School and the financing options; as  spring approaches and the issuance of debt to pay for this project, the City is not  in a position to setup financing for debt repayment; to that end, you have before  you an ordinance on first reading, amending Section 82‐102 Tax on Prepared  Food and Beverages, commonly referred to as the “meals tax”; two changes are  proposed to the section—first, increasing the rate of tax from four percent to six  percent; second, dedicating the proceeds/revenue from the increase to the  School Capital Projects Fund to pay for the South Salem Elementary School  Renovation Project; the tax will become effective February 1, 2012; and    WHEREAS, Councilman Jones commended City staff for their efforts  regarding this project; he stated that for over two and one half years, different  options have been looked at, studied, and discussed; he stated that now is the  time to either move forward or not; the decision to move forward only reiterates  the motto that children come first in Salem; he stated that he has spoken with  several people regarding this increase and no one has a better option than this  tax increase; he further stated that this increase would not only impact the  residents of Salem, but also people who come into the city; he commended the  3 Director of Finance, the City Manager, Assistant City Manager, and other  members of Council for their efforts on working together; and    WHEREAS, Councilwoman Garst thanked the residents of Salem who  have spoken with her and other members of Council in support of the increase;  she stated that their support is appreciated and only further reinforces the  priority that Salem puts on its children; and    WHEREAS, Councilwoman Johnson echoed Councilwoman Garst’s  comments; she thanked the citizens of Salem for supporting the increase and  thanked everyone for believing in the schools; and    WHEREAS, Vice Mayor Givens also thanked City Staff for their work  during this process; he stated that no one likes to raise taxes, but the increase is  going to support a much‐needed project; and    WHEREAS, Mayor Foley also echoed the comments of Council; he stated  that it is never easy to raise taxes, but there will be a savings in moving forward  with the project now instead of later; he stated that the City cannot rely on the  State for funding and must do things to take care of itself;    ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  COUNCILMAN JONES, AND DULY CARRIED, an ordinance entitled, “AN  ORDINANCE TO AMEND, REVISE, AND REORDAIN CHAPTER 82, ARTICLE IV,  SECTION 82‐102, OF THE CODE OF THE CITY OF SALEM, VIRGINIA, PERTAINING  TO TAX ON PREPARED FOODS AND BEVERAGES,” was hereby passed – the roll  call vote:  Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye,  John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 3 RESOLUTION 1189  ADOPTED  REGARDING  COUNCIL’S  CONCERNS OF  SPECIFIC ITEMS  THAT MAY COME  BEFORE THE 2012  SESSION OF THE  VIRGINIA GENERAL  ASSEMBLY Mayor Foley requested that Council consider adopting Resolution 1189  regarding Council’s concerns of specific items that may come before the 2012  session of the Virginia General Assembly; and    WHEREAS, the City Manager stated that an item of great concern to the  City of Salem is the proposed legislation regarding eminent domain; he stated  that the proposed change would come with a host of unintended consequences  (i.e. during an event like Olde Salem Days where some streets are closed, a  business owner whose property is located on one of the closed streets could  seek damages from the City using the proposed change to the eminent domain  law); he stated that if the change passes, it could change the way community  events are held; he also reviewed some of the other items on the resolution;   4   ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  COUNCILWOMAN JOHNSON, AND DULY CARRIED, Resolution 1189 regarding  Council’s concerns of specific items that may come before the 2012 session of  the Virginia General Assembly was hereby adopted:    (HERE SET OUT RESOLUTION)    – the roll call vote:  Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson –  aye, John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 4  RESOLUTION 1190  ADOPTED  AUTHORIZING THE  CITY TO REFUND  2003A BONDS  Mayor Foley requested that Council consider adopting Resolution 1190  authorizing the City to refund 2003A Bonds; and    WHEREAS, Vice Mayor Givens, Chair of Council’s Audit‐Finance  Committee, reported that the RFP was issued on November 17, 2011, and on  November 22, 2011, six proposals were received; Morgan Keegan and Company  reviewed these proposals and recommended the low bid of StellarOne at a fixed  rate of 2.14 percent; current rates on bonds to be refunded range from 4.00 to  4.50 percent and reflect significant interest savings; present value cash flow  savings will be $825,340 and actual debt service savings will be $764,582; the  Committee reviewed the 2003A Bond Refunding proposal and concurs with  Morgan Keegan and Company to accept the low bid of StellarOne at a fixed rate  of 2.14 percent;     ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  COUNCILMAN JONES, AND DULY CARRIED, Resolution 1190 authorizing the City  to refund 2003A Bonds is hereby adopted:    (HERE SET OUT RESOLUTION)    – the roll call vote:  Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson –  aye, John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 5  CONTRACT  AWARDED FOR THE  ROANOKE RIVER  GREENWAY PHASE  3A PROJECT   Mayor Foley requested that Council receive report and consider  awarding the contract for the Roanoke River Greenway Phase 3A project; and    WHEREAS, Vice Mayor Givens, Chair of Council’s Audit‐Finance  Committee, reported that as the development of the Roanoke River Greenway  continues through the City, an invitation to bid for Phase 3A of the project was  5 issued; this section will run from the Moyer Complex on the east end to Mill Lane  on the west; the Committee reviewed the bids that were received for the  Roanoke River Greenway Phase 3A project; the four bids submitted were  reviewed by the Director of Finance and the City Engineer; funds for this project  are included in a grant received from VDOT for transportation and greenway  funding; the Committee recommends the acceptance of the low bid from  Burleigh Construction Company, Inc., in the amount of $491,626.00 and  authorizes the property City officials to execute said contract; and    WHEREAS, Councilwoman Garst stated that the low bidder was  approximately 30 percent lower than the other bidders and is relatively  unknown; and    WHEREAS, the City Engineer stated that some time was spent discussing  the matter while reviewing the bids; he stated that the bid was thoroughly  reviewed and was consistently lower in prices across the board, but not in any  major way; he stated that Burleigh Construction Company was made aware that  they could withdraw their bid; however, they chose to keep their bid and move  forward with the project; and    WHEREAS, Councilwoman Johnson questioned if Burleigh Construction  Company was a local company; and    WHEREAS, the City Engineer stated that the company is based in  Lynchburg, Virginia; and    WHEREAS, a discussion was held regarding the bond that would be issued  to cover the work, timeline of the project, etc.; and    ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  COUNCILWOMAN GARST, AND DULY CARRIED, the contract for Phase 3A of the  Roanoke River Greenway project was hereby awarded to Burleigh Construction  Company, Inc., in the amount of $491,626.00 and the proper City officials are  hereby authorized to execute said contract – the roll call vote:  Lisa D. Garst –  aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye, John C. Givens – aye, and  Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 6 ABSTRACT OF  VOTES CAST AT THE  NOVEMBER 8, 2011,  GENERAL ELECTION Mayor Foley requested that Council receive the Abstract of Votes cast at  the November 8, 2011, General Election;    ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  6 COUNCILMAN JONES, AND DULY CARRIED, said Abstract of Votes was received –  roll call vote Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye,  John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      Mayor Foley requested that Council consider appointments to fill  vacancies on various boards and commissions;   ITEM 7  GILL R. ROSEBERRY  AND NANCY DUFFY  RECOMMENDED  FOR REAPPOINTED  TO BOARD OF  EQUALIZATION OF  REAL ESTATE  ASSESSMENTS    ON MOTION MADE BY COUNCILWOMAN JOHNSON, SECONDED BY  COUNCILWOMAN GARST, AND DULY CARRIED, Gill R. Roseberry and Nancy Duffy  are hereby recommended to be reappointed to the Board of Equalization of Real  Estate Assessments for three‐year terms, said terms will expire November 30,  2014 – the roll call vote: Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W.  Johnson – aye, John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      Mayor Foley requested that Council consider renewing the lease for the  Salem Golf Course for 2012;  ITEM 8  SALEM GOLF  COURSE RENEWED  FOR 2012    ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  COUNCILWOMAN JOHNSON, AND DULY CARRIED, the lease for the Salem Golf  Course for 2012 was hereby renewed ‐‐ the roll call vote:  Lisa D. Garst – aye,  William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye, John C. Givens – aye, and Byron  Randolph Foley – aye.      ITEM 9  DONATION  APPROVED TO  SALEM BAND  BOOSTERS EQUAL  Mayor Foley requested that Council consider a request for donation  ($4,528.00) equal to the amount of admissions tax paid in connection with the  Drum Corps International Summer Music Games;    ON MOTION MADE BY COUNCILMAN JONES, SECONDED BY  COUNCILWOMAN GARST, AND DULY CARRIED, a donation of $4,528.00, equal to  the amount of admissions tax paid in connection with the Drum Corps  International Summer Music Games was hereby approved – the roll call vote:   Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye, John C. Givens  – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 10  DECEMBER 26,  2011, MEETING  AND WORK  SESSION CANCELLED  Mayor Foley requested that Council consider eliminating the  December 26, 2011, work session and meeting due to the Christmas holiday;    ON MOTION MADE BY VICE MAYOR GIVENS, SECONDED BY  7 COUNCILWOMAN JOHNSON, AND DULY CARRIED, the December 26, 2011, work  session and meeting are hereby eliminated due to the Christmas holiday – the  roll call vote:  Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye, Jane W. Johnson – aye,  John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.      ITEM 11 JANUARY 9, 2012,  WORK SESSION  CANCELLED   Mayor Foley requested that Council consider eliminating the January 9,  2012, work session; and     WHEREAS, it was noted that the VHSL state champions from the 2010‐ 2011 school year will be recognized at the meeting; it is recommended that the  work session be cancelled and a reception begin at 7:00 p.m. before the start of  the Council meeting at 7:30 p.m.;     ON MOTION MADE BY COUNCILWOMAN GARST, SECONDED BY  COUNCILMAN JONES, AND DULY CARRIED, the January 9, 2012, work session was  hereby cancelled – the roll call vote:  Lisa D. Garst – aye, William D. Jones – aye,  Jane W. Johnson – aye, John C. Givens – aye, and Byron Randolph Foley – aye.       There being no further business to come before the Council, the same on  motion adjourned at 8:01 p.m.